W poprzednim artykule pisałem na temat pierwszych działań promocyjnych, jakie należy wykonać przed rozpoczęciem eventu. Dzisiaj zajmę się punktem kulminacyjnym, czyli konferencją prasową.
Jak już wspomniałem w poprzednim wpisie, takie spotkanie powinno być organizowane w miejscu, gdzie ma odbyć się impreza. Jest to bardzo istotny zabieg, bo pozwoli naszym gościom rozejrzeć się po lokalizacji i zapamiętać dojazd do niej, co będzie istotne przy ewentualnych wizytach w czasie trwania samej imprezy.
Co do przygotowań technicznych. Najlepiej zacząć od wyznaczenia Event Supportera. Jest to bardzo ważna funkcja, polegająca na bezpośredniej obsłudze konferencji i zatroszczeniu się o takie sprawy jak catering oraz przygotowanie sprzętu multimedialnego. O tym jednak w dalszej części tekstu. Kolejnym etapem będzie ułożenie planu spotkania oraz ustalenie liczby i rodzaju osób reprezentujących instytucję zapraszającą na konferencję. W wypadku mniejszych eventów dobrze jest wybrać głównego koordynatora, osobę zajmującą się programem technicznym, przedstawicieli sponsorów głównych, oraz patronów (o ile tacy są) naszej imprezy. Jeżeli jest ona większa, ma charakter komercyjny należy do tego dodać przedstawiciela firmy organizującej (Mniejsze firmy – Prezes/ Główny Dyrektor, Korporacje – Dyrektor Sektora PR, lub Rzecznik Prasowy). Po takiej selekcji należy przygotować dokładny plan działania. Proponuję postawić sobie następujące pytania:
- Jaki jest cel konferencji (informacja, reklama, nawiązanie współpracy i budowa relacji prasowych)
- Co chcemy przekazać odbiorcom (zachęcić do przyjazdu na event, poinformować o działaniach z nim związanych)
- Ile czasu potrzebujemy na realizację założeń
- Jaka ma być forma konferencji (Bardziej w kierunku briefingu – pomijamy tutaj przemówienia i oświadczenia a skupiamy się na pytaniach dziennikarzy, czy pracujemy nad konferencją w pełnej formie)
Gdy plan działania zostanie już ustalony, należy przystąpić do tworzenia bazy danych dziennikarzy potencjalnie zainteresowanych naszą konferencją. Procedura tworzenia takiej bazy jest stosunkowo prosta. Na początku tworzymy listę mediów, które chcielibyśmy zaprosić na konferencję; dzieląc je jednocześnie na cztery kategorie – Telewizja, Prasa, Radio, Media Internetowe. Do pierwszych trzech kategorii wykonujemy telefon do sekretariatu i prosimy o podanie kontaktu do dziennikarza zajmującego się działem wydarzeń lub pracującego w innej adekwatnej jednostce. Następnym etapem jest kontakt i wysłanie drogą mailową bądź klasyczną zredagowanego zaproszenia informującego o terminie, miejscu, organizatorze i tematyce konferencji.
Gdy zaproszenia zostaną wysłane, po paru dniach należy zebrać potwierdzenia przybycia. Nie uzyskamy go od wszystkich potencjalnych uczestników, lecz warto zebrać przynajmniej 5-10 przedstawicieli, którzy na pewno się zjawią. W tym gronie na pewno znajdą się media regionalne i tematyczne.
Organizacja techniczna jest kolejnym ważnym aspektem dobrej konferencji. Tutaj najważniejsza jest rola Event Supporter’a i procesu komunikacji między nim a koordynatorem odpowiedzialnym za kampanię wizerunkowi. Najważniejszy jest sprzęt i miejsce tzn. sprawny komputer, gdy chcemy coś wyświetlać także i rzutnik. Ze względu na pracowników radia oraz fotoreporterów pomieszczenie powinno być dobrze naświetlone oraz wyciszone z szumów. Należy zatroszczyć się także o odpowiednią temperaturę, – jeżeli sam pokój nie ma klimatyzacji wiatraczki chłodzące (kosztują kilkanaście złotych) będą równie dobrym rozwiązaniem. Konieczny jest także mikrofon oraz krzesła do siedzenia jak i miejsca na rozstawienie kamer w centralnym punkcie Sali. W ramach catering’u można przygotować ekspres do kawy wraz z filiżankami, herbatę oraz małą przekąskę w postaci kruchych ciastek, lub, gdy chcemy bardziej uhonorować naszych gości można spróbować przygotować np.: dobrze wyglądające kanapki.
Na tym etapie do obowiązków Koordynatora Głównego należy przygotowanie broszury informacyjnej dla prasy, zawierającej plan konferencji, program event,’u, którego konferencja dotyczy oraz wszelkie przydatne informacje takie jak dane kontaktowe do organizatorów lub dotyczące działalności instytucji będącej organizatorem. Po przygotowaniu szablonu, nakład druku powinien wynieść tyle egzemplarzy ile wysłano zaproszeń plus 10% rezerwy. Do dystrybucji materiałów należy wyznaczyć kolejną osobę.
W ten sposób dotarliśmy do momentu, gdy mamy zacząć prowadzić konferencję. Na pytanie – Jak to zrobić? – odpowiem w następnym artykule
0 komentarze:
Prześlij komentarz